A pályázati platform adatkezelése

Ki kezeli az adatokat?

Az adatkezelő a Caprica Consulting Kft. (1061 Budapest, Anker köz 2–4., 3. emelet 4/B). Adatkezelési kérdésedet és érintetti kérelmedet a tanacsadas@capricaconsulting.hu címen fogadjuk.

Ez a kiegészítés a palyazat.capricaconsulting.hu pályázati platformjára vonatkozik. Az általános jogokról és társasági adatkezelésekről az általános adatkezelési tájékoztatóban olvashatsz.

Milyen adatot, milyen célból kezelünk?

A vendégűrlap cégnevet, e-mail-címet, opcionális nevet és telefonszámot, valamint a kérdőív válaszait és eredményét kezeli. A kért PDF-et a megadott címre küldjük, másolatban a Caprica részére. Ez nem hírlevél-feliratkozás.

A fiókadatok, a cégprofil, a jogosultságok, a mentett pályázatok, a dokumentumok, a riportok és a chat a kért szolgáltatás biztosítását és az ügyintézést szolgálják. A vendég előminősítési megkeresésnél és a fiókos szolgáltatásnál a saját nevében eljáró felhasználó által kért szerződéses szolgáltatás jogalapja a szerződés teljesítése, illetve az azt megelőző kért lépések (GDPR 6. cikk (1) b)). A céges képviselők és kapcsolattartók adatainál az üzleti megkeresés megválaszolásához és a céges szolgáltatás biztosításához fűződő jogos érdek (6. cikk (1) f)) az irányadó.

A beléptetés, a visszaélések elleni védelem és a szűk körű biztonsági naplózás jogalapja a szolgáltatás biztonságához fűződő jogos érdek. A számviteli kötelezettséggel érintett iratoknál jogi kötelezettséget teljesítünk (6. cikk (1) c)). A szükségtelen adatokat ne add meg; a megkereséshez szükséges mezők nélkül a kért ügyintézés nem végezhető el.

Az AI előzetes tanácsadói segítséget ad. Eredménye nem végleges pályázati jogosultsági vagy jogi döntés. Az adott funkcióhoz szükséges bevitt adatok AI-szolgáltatóhoz kerülhetnek; a projektkeresőbe a jóváhagyott maszkolt projektadatok kerülnek.

Meddig őrizzük meg az adatokat?

Vendégként beküldött megkeresés, kérdőív, eredmény, PDF és a Caprica e-mail-másolata

A beküldéstől számított hat naptári hónap. A 24 órás hozzáférési munkamenet lejárata ettől különböző időpont.

Fiók, cégprofil, kapcsolattartó, dokumentum és szolgáltatási riport

Az aktív szolgáltatási kapcsolat ideje alatt; az igazolt megszűnést követően legfeljebb 30 nap. A szükségességet évente felülvizsgáljuk. Egy tag távozása nem szünteti meg más tagok közös céges adatait.

Ügyfél- és vendégchat, a beszélgetéshez tartozó belső megjegyzés

A beszélgetés lezárásától számított hat naptári hónap.

Mentett AI-eredmény és keresési index

Az alapul szolgáló adat megőrzési idejét követi; az átmeneti alkalmazásoldali AI-gyorsítótár legfeljebb 30 napos.

Maszkolt, nyilvános forrású projektadatok

A forrás érvényességét és az adat szükségességét évente felülvizsgáljuk; a visszavont forrásrekordot 30 napon belül eltávolítjuk az aktív közzétételből és indexből.

Szokásos technikai napló / biztonsági és hozzáférési napló

30 nap / 90 nap. Nyers promptot, dokumentumtartalmat, belépési titkot nem szánunk naplózásra.

A Caprica által kezelt helyreállítási mentés

Hétnapos gördülő megőrzés; a törlési jelzések helyreállításkor is érvényben maradnak.

Külön igazolt szerződéses vagy számviteli bizonyíték

Csak a ténylegesen érintett iratra alkalmazott öt-, illetve nyolcéves megőrzés; ez nem hosszabbítja meg automatikusan minden űrlap, fiók vagy beszélgetés idejét.

Igazolt jogi igény, biztonsági incidens vagy érintetti kérelem vizsgálata esetén csak a szükséges adatot tartjuk elkülönítve, rögzített indokkal és felülvizsgálati, illetve végdátummal. A törlés a kapcsolódó alkalmazásadatokra, saját tárhelyre, PDF-ekre, gyorsítótárra és indexekre is kiterjed.

Kik segítenek a működtetésben?

A tárhelyet és futtatást a Vercel, az adatbázist a Neon, a privát dokumentumtárat és a botvédelmet a Cloudflare (R2 és Turnstile), a forgalomkorlátozást az Upstash, az élő kapcsolatot az Ably, a vektorkeresőt a Qdrant, az AI-funkciókat az OpenAI, a levélkézbesítést a Twilio SendGrid biztosítja.

Nem ígérünk kizárólag EU-n belüli vagy nulla szolgáltatói adatmegőrzést: az OpenAI beállítása Global / Standard, az e-mail-küldés a SendGrid globális végpontját használja. Egyes szolgáltatók EU-n kívüli feldolgozást vagy hozzáférést is igénybe vehetnek. Az alkalmazásoldali törlés és hétnapos mentési rend nem írja felül a szolgáltatók saját kézbesítési, biztonsági és mentési megőrzését; a már kézbesített címzetti e-mailt sem vonja vissza.

A szükséges belépési és biztonsági sütik, illetve a botvédelem a szolgáltatás működését védik. Az éles alkalmazás tranzakciós leveleinél nem kérünk megnyitás-, kattintás- vagy Google Analytics-követést. Az alapértelmezett analitika anonim összesítésekre korlátozódik; ez a tájékoztató nem ad engedélyt reklámcélú vagy webhelyek közötti követésre.

Hogyan kérhetsz hozzáférést vagy törlést?

A fenti e-mail-címen kérhetsz tájékoztatást, hozzáférést, helyesbítést, törlést, korlátozást és – ahol alkalmazható – adathordozhatóságot, illetve tiltakozhatsz a jogos érdeken alapuló kezelés ellen. A kérelemnél ellenőrizzük az érintett személyazonosságát és a céges eljárási jogosultságot. Egy felhasználó kérése nem jogosít más cégtag adatainak törlésére.

A kérelmet főszabály szerint egy hónapon belül megválaszoljuk; az esetleges hosszabbításról és indokáról tájékoztatunk. Panasszal a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatósághoz fordulhatsz, és bírósági jogorvoslatot is igénybe vehetsz.